Seorang relasi kerja saya pernah mengeluhkan betapa kantornya kini terasa begitu "ribet" semenjak diterapkannya kebijakan baru mengenai keamanan kantor. Buat apa ada sekuriti 24 jam, katanya ketus sewaktu manajemen kantornya mewajibkan pelatihan kesadaran keamanan bagi semua karyawan. Mungkin dia berpikir bahwa keamanan kantornya adalah sebuah objek sederhana yang dapat diawasi oleh beberapa personil sekuriti saja.
Keamanan adalah suatu keadaan dimana kita terbebas dari bahaya. Keamanan kantor berarti suatu keadaan dimana kantor terbebas dari bahaya. Bahaya yang dimaksud berkenaan dengan kantor berarti segala hal yang dapat mengakibatkan kehilangan atau kerugian asset kantor.
Asset kantor secara general dapat dikelompokkan menjadi dua kategori, fisik dan non-fisik. Yang dikategorikan fisik dapat berupa manusia, karyawan, klien, gedung, kendaraan dan barang-barang lainnya yang merupakan asset kantor atau perusahaan. Sementara yang dikategorikan non-fisik dapat berupa informasi atau rahasia perusahaan yang tidak boleh atau tidak perlu diketahui oleh pihak-pihak lawan atau pihak lain yang tidak berkepentingan, karena dapat mengakibatkan kerugian bagi kantor atau perusahaan bila disalah gunakan.
Baik keamanan fisik dan non-fisik sama pentingnya bagi perusahaan. Keduanya harus menjadi perhatian serius bagi perusahaan. Di sisi lain perusahaan juga harus membuat agar para pemangku kepentingan, terutama karyawan mengerti betapa keamanan asset adalah penting tidak saja bagi perusahaan tetapi juga bagi para karyawan itu sendiri, karena keamanan perusahaan berarti juga keberlangsungan perusahaan tempat mereka mencari penghidupan.
Hampir semua kantor atau perusahaan kini telah memberikan porsi yang semakin besar untuk pemastian keamanan. Ditunjang dengan semakin terjangkaunya harga peralatan keamanan di pasaran. Sekarang sudah umum ditemukan personil sekuriti, penggunaan kamera pemantau di kantor-kantor, atau penggunaan teknologi kendali akses di perusahaan-perusahaan. Kamera-kamera pemantau sekarang semakin terjangkau harganya, dibantu dengan media penyimpanan rekaman yang semakin murah.
Kantor-kantor kini lazim menggunakan kartu magnetic gesek atau RFID untuk kendali akses. Di gedung-gedung perkantoran kini banyak terpasang gerbang pemindai di depan lobby. Semua bertujuan sama, agar keamanan tetap terjaga maksimum. Tetapi semua itu tidak akan berjalan maksimal bilamana para pemangku kepentingan belum menyadari sepenuhnya manfaat keamanan bagi diri mereka.
Kesadaran akan keamanan kantor atau perusahaan adalah kesadaran atau pengertian bahwa sesungguhnya memang terdapat potensi dari pihak lain yang secara sengaja berusaha untuk membahayakan diri atau perusahaan kita. Usaha tersebut dapat berupa mencuri, merusak atau memanfaatkan asset perusahaan untuk keuntungan mereka sendiri.
Oleh sebab itu usaha-usaha untuk menjaga keamanan kantor atau perusahaan adalah amat penting. Jika para pemangku kepentingan, khususnya para karyawan telah menyadari hal tersebut, maka usaha-usaha penjagaan keamanan tersebut akan menjadi lebih mudah.
Ada beberapa hal sederhana di mana para karyawan bisa turut berpartisipasi dalam pemeliharaan keamanan kantor atau perusahaan. Hal-hal tersebut merupakan sesuatu yang sangat umum yang dapat dipraktekan sehari-hari, misalnya, mencurigai pengunjung tanpa memakai tanda pengenal, memastikan tidak ada orang yang turut masuk bila menggunakan kartu kendali akses pribadi, menjaga barang-barang pribadi tetap aman, bersikap kritis terhadap pengunjung atau orang asing yang terlihat mondar mandir, mengunci ruangan bilamana perlu karena harus pergi keluar, dan banyak lagi.
Di lain pihak, perusahaan juga harus bersikap pro aktif dalam usaha pemastian keamanan perusahaan. Sikap pro aktif ini dapat berupa pelengkapan piranti-piranti keamanan kantor seperti personil sekuriti, peralatan keamanan dan penetapan prosedur keamanan yang dikomunikasikan kepada semua karyawan; - Mendokumentasikan kebijakan keamanan perusahaan dan mengkomunikasikannya; setiap karyawan harus tahu misalnya akibat atau hukuman dari pencurian, baik oleh pihak internal maupun eksternal - Memberikan kartu tanda pengenal bagi semua karyawan, kontraktor atau tamu; meminta agar kartu tanda pengenal tersebut selalu dikenakan dalam lingkungan kantor, dan memastikan bahwa kartu tanda pengenal tersebut dikembalikan ke perusahaan bilamana tamu/kontraktor meninggalkan kantor, atau bila karyawan telah keluar dari perusahaan - Membuat program kesadaran keamanan yang mengajarkan karyawan untuk mencegah pencurian - Mengijinkan hanya orang-orang tertentu atau karyawan-karyawan tertentu saja untuk memasuki ruangan-ruangan yang sensitif seperti gudang stasioneri, ruangan IT, dan lainnya - Melakukan background check kepada calon karyawan bila perlu
Dengan adanya sinergi antara perusahaan dan karyawannya dalam menjaga keamanan, dapat dipastikan keamanan perusahaan dapat terjaga dengan lebih baik, yang pada akhirnya membuat situasi kerja menjadi lebih nyaman.
Andai saja relasi saya dapat memahaminya, saya yakin dia tidak akan mengeluh lagi.
